Procedimiento Préstamo de los Escenarios Deportivos UTP

Para comunidad Universitaria UTP (estudiantes, docentes, administrativos, jubilados y egresados)

La reserva de los escenarios deportivos se podrá realizar de la siguiente manera en horario laboral 8-12 m y 2-6 pm de lunes a viernes. 

1. Correo Electrónico: Se debe hacer dos (2) días antes de su utilización.            1.1.Enviar la solicitud al correo (prestamoescenarios@utp.edu.co) con la siguiente información *Nombre y Apellidos solicitante                                                                    *Código/documento de identificación                                                                            *Escenario requerido                                                                                                      *Listado de participantes (nombre, código y programa académico) Se anexa formato.  *Fecha, hora y tiempo en la cual requieren el escenario                                                  *Descripción de la actividad que se realizará en el escenario                                          *Número de celular y correo del solicitante                                                                      1.2.El usuario recibirá una notificación donde se le dará respuesta a su solicitud; en caso de ser negada por falta de disponibilidad, se enviarán posibles horarios para realizar el préstamo (Previa disponibilidad). Si es aprobada el usuario deberá acercarse a la oficina de deportes (Bloque 2 -117), ubicada en la VRSBU, para reclamar el formato de permiso requerido a presentar en el momento de ingreso y firmar el formato de conocimiento, respeto y uso del manual de uso y aprovechamiento de escenarios deportivos.
2. Personalmente: Se hace con 24 horas antes de su utilización.                                      2.1. Presentar carnet vigente de la UTP y listado de participantes (anexar formato diligenciado con nombre, código y programa académico) en la oficina de deportes (Bloque 2 -117), de la VRSBU; si está disponible, se le hace entrega del formato de permiso requerido para hacer efectivo el uso del escenario en el momento de ingreso.                                                                                                                        2.2. Conocer y firmar el formato de conocimiento, respeto y uso del manual de uso y aprovechamiento de escenarios deportivos.

NOTA: La generalidad del periodo para préstamo del escenario deportivo es de dos horas máximo, exceptuando aquellos escenarios donde el préstamo es de una hora. Cada participante debe presentar carnet obligatoriamente. En caso de que el escenario tenga un costo para su uso, debe presentar en la oficina y/o enviar en el mismo correo la consignación escaneada del valor a pagar. 

Para Comunidad Externa 

Se realizará el mismo procedimiento, salvo que deben hacer el pago (consignación posterior a verificación de disponibilidad) cuando así se exija y/o requiera, y cumplir con los tiempos establecidos. Igualmente se obvia la presentación del carnet; se debe presentar listado y firmar el formato de conocimiento del manual de Escenarios deportivos. 

PRÉSTAMOS/CONVENIOS DE LOS ESCENARIOS DEPORTIVOS A COMUNIDAD EXTERNA.

Préstamos: La Universidad prestará el servicio de arrendamiento/préstamo de escenarios deportivos, para la realización de prácticas, competencias y exhibiciones deportivas y recreativas, a entidades, empresas, organizaciones públicas y privadas en las que participen personas externas a la comunidad universitaria, de la siguiente manera:

1. Por solicitud a través de oficio, de personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que requieran el arrendamiento total o parcial de uno o varios escenarios deportivos periódica y/o continuamente, por un tiempo no mayor a tres (3) meses, sin importar la cuantía; el pago total o parcial se hará mínimo (8) días antes a la utilización de los mismos, de acuerdo a lo pactado previamente entre las partes, y a través de los medios de recaudo establecidos por la Universidad Tecnológica de Pereira, bajo la modalidad de proyecto especial o como se denomine éste (a partir de la fecha) y deben ser consignados directamente en la caja de la Universidad- Cooperativa FAVI - proyecto de especial 511-22-136-32; cuando la reserva obedece a un espacio y/o un día, el pago debe hacerse con mínimo 24 horas antes a la utilización del mismo y estará sujeto a la disponibilidad del espacio.

2. Por solicitud de persona natural o jurídica, pública o privada, que requiere el préstamo de uno o varios escenarios deportivos, por un periodo superior a cuatro (4) meses, se debe suscribir un convenio de préstamo en donde se establece las condiciones de uso, el canon periódico de alquiler, pagadero de forma anticipada o pagos parciales y de acuerdo al valor, tiempo de requerimiento y uso.

Convenios Específicos/venta de servicios: La Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Bienestar Universitario, podrá proponer y realizar a través de la Universidad, la suscripción de convenios específicos y/o venta de servicios para el desarrollo de eventos externos, uso y disfrute de escenarios deportivos y/ desarrollo de otros programas de actividad física y deporte, estableciendo los parámetros y detalles tales como objetos, beneficiarios, valor en dinero y/o especie, contraprestaciones, tiempos de requerimientos con sus respectivos horarios y demás que se estime necesario entre las partes.

PRIORIDAD EN LA RESERVA 

Los escenarios deportivos serán asignados en orden de prioridad para la disciplina deportiva para la cual fue construido, teniendo en cuenta los siguientes parámetros en su orden: 

1. Deporte Académico: Clases de deporte académico I y II; clases académicas y prácticas del programa Ciencias del Deporte y la Recreación; Clases y prácticas académicas de otros programas de la UTP. (Para dicha reserva se tendrá en cuenta prioritariamente la especificidad del escenario deportivo para el cual fue construido).
2. Entrenamiento de los selectivos deportivos oficiales de las diferentes disciplinas que representan a la Universidad a nivel regional, nacional e internacional. 
3. Eventos, torneos deportivos internos y externos Institucionales. 
4. Comunidad en general.